Anualment es celebra la Setmana Internacional dels Arxius i enguany des del Consell Internacional d’Arxius (ICA) es fa una crida perquè del 3 al 9 de juny s’obrin al públic tots els arxius i donin a conèixer la professió vinculada i els serveis que s’hi ofereixen, a més de dur a terme activitats de difusió.

Per aquest motiu, el Centre de Documentació de l’Orfeó Català (CEDOC) convida amb aquest reportatge i a través del blog del Palau Digital a conèixer amb més detall algunes de les seves tasques i dels arxius del segle XXI.

L’activitat de l’arxiu passa per una gran varietat de funcions, des d’atendre els usuaris, el control de la gestió documental de les oficines de la Fundació, passant pel tractament documental dels fons històrics, fins a les activitats de difusió. Tot plegat constitueix una activitat amb molts reptes, i el camp de la documentació digital i la seva preservació és un dels principals que caldrà assolir en el futur més immediat.

Així, des de l’arxiu es fa, d’una banda, una tasca de preservació, tractament i posada en accés de la documentació històrica, i alhora es vetlla perquè tota la documentació actual que genera la Fundació es guardi en les millors condicions a fi que en un futur sigui fàcil d’accedir-hi. Amb aquesta finalitat la Fundació ja ha instal·lat en molts departaments una aplicació de gestió d’arxius que garanteix la conservació de la documentació generada cada temporada, des de la programació artística fins a tota la resta de documentació generada per l’activitat del Palau de la Música, tot plegat amb la voluntat de garantir l’accés intern i la seguretat del material conservat. D’aquesta manera, la Fundació es converteix en una entitat que es preocupa per la bona gestió de la informació, aspecte que genera molts avantatges, entre els quals cal destacar: una millor productivitat, tot contribuint a la millora dels processos administratius; aquesta gestió documental també facilita i documenta la creació de polítiques i la presa de decisions a nivell directiu, tot permetent establir millors acords en un futur, i en tercer lloc també permet estar protegit contra litigis en relació amb l’existència o absència d’evidència de les activitats efectuades per l’entitat.

D’altra banda, també s’ha de dir que un dels trets que distingeix el CEDOC i que el fa únic és que una part d’aquesta documentació activa i de recent creació pel Palau és posada a disposició del públic a través d’algunes de les nostres plataformes digitals. Una d’aquestes, creada recentment, és la dedicada als enregistraments sonors (concerts, conferències...) https://arxiu.palaumusica.cat, que dona suport i funciona com a emmagatzematge definitiu de tot allò que es publica al nou web “Palau Digital” del Palau de la Música Catalana. Així doncs, els arxius creats recentment passen a disposició del públic poc temps després de ser creats, però seguint sempre els permisos propis de la propietat intel·lectual. El document digital s’ha convertit en el suport indispensable per oferir el millor servei i per acostar-se més i millor al públic, però alhora això també genera unes tasques i uns requeriments de preservació digital que cal tenir en compte i que per als arxius fa que sigui essencial disposar d’un bon pla estratègic de preservació digital.

No obstant això, tampoc no s’ha d’oblidar el contacte directe amb les persones per conèixer les seves necessitats i interessos, i per això el CEDOC es manté actiu a les xarxes socials, ofereix visites guiades especialitzades i també organitza exposicions i conferències entorn dels nostres fons musicals, aspectes complementaris que ajuden a crear una millor difusió del nostre material i alhora a facilitar un diàleg més directe amb el públic. Una de les activitats que oferim tot l’any són les visites guiades, que permeten donar a conèixer un arxiu i biblioteca encara molt desconeguda per la població; recentment –la setmana passada– obríem el nostre arxiu als alumnes de l’escola universitària Euroaula, que van conèixer in situ la nostra activitat, i aquest proper dia 6 de juny obrirem també el nostre arxiu a l’Associació de l’Estudi del Moble; en definitiva, una activitat de la qual qualsevol persona interessada pot gaudir gratuïtament. A més, cada any l’arxiu s’obre als alumnes de pràctiques del Grau en Musicologia de la UAB, amb la voluntat que aquests puguin treballar amb partitures originals i així poder establir vincles amb futurs musicòlegs.

El CEDOC, doncs, treballa en aspectes diversos: el tractament, la preservació i posada en accés al públic de la informació, com a aspectes claus, però tot això passa també per atendre les consultes als nostres fons, que poden ser tant internes, per al treball diari de la Fundació, com externes, del públic general, i alhora també protagonitza una àmplia oferta anual d’exposicions, que en complementa la difusió. El CEDOC és un ens viu i pretén per damunt de tot fer que els seus fons parlin a la societat i esdevinguin un apunt que s’ha tenir en compte per a la recuperació de la nostra història, ja sigui musical o general.

Després d’aquesta aproximació, cal esmentar que el perfil d’un arxiu del segle XXI comporta un espai multidisciplinari, que va des de l’obertura al món digital, la interacció constant amb el públic i el foment també de la recerca dels seus fons, aspectes tots que es potenciaran mitjançant l’accés virtual als seus fons i la interacció personal, sigui física o virtual, amb el públic.